Bien que nous ayons déjà entamé une transformation digitale pour la gestion de notre stratégie recherche et développement ainsi que notre stratégie marketing et communication, nous voulions aller plus loin en intégrant une solution complète innovante pour transformer notre organisation, notre process et notre relation client.
Les objectifs de cette transformation digitale étaient clairs et identifiés :
- optimiser nos systèmes de gestion des flux et des informations
- simplifier nos process pour une meilleure ergonomie
- unifier et référencer l’ensemble de nos documents
- sécuriser l’ensemble de nos données
- développer un système d’information qui facilite les échanges
- maîtriser nos coûts, nos stocks et notre logistique
- améliorer le travail collaboratif entre nos services et nos équipes
- développer une vision 360° de nos projets en intégrant toutes les données fondamentales
La solution ERP pour améliorer notre process
Nous avons trouvé la réponse à nos besoins dans un ERP (Entreprise Ressource Planning) pour planifier et organiser l’ensemble de nos ressources. Ce logiciel de gestion supervise et améliore l’ensemble de notre process actuel pour plus de précision, de réactivité et d’efficacité. C’est un pas fondamental dans la vie de notre entreprise afin d’optimiser notre fonctionnement et avoir une vision fidèle et concrète à 360 °.
Une dimension humaine
A travers cet outil, nous avons également souhaité renforcer et améliorer les échanges entre nos collaborateurs afin d’optimiser le travail collaboratif et le partage d’informations. Cette solution moderne et complètement digitalisée offre de nombreux avantages pour organiser les tâches de gestion, accompagner les performances de nos collaborateurs et anticiper les zones de risques avec des outils analytiques simples.
Améliorer l’expérience client et utilisateur
Un ERP est un lien digital qui réunit les services, les collaborateurs mais également les clients et fournisseurs. Nous avons porté une attention particulière au développement d’une solution ergonomique, flexible et intuitive afin de simplifier son utilisation et la rendre agréable.
Ce dispositif va nous permettre d’améliorer considérablement notre relation client avec plus d’écoute, de flexibilité et de sécurité. Tout au long de notre processus, nous serons en mesure d’apporter des réponses claires, précises et rapides en optimisant le partage d’informations avec l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise et en réduisant le temps de traitement.
Rencontre avec un expert ERP
Nous avons souhaité interviewer un expert Geoffrey Girard, qui a supervisé avec les équipes Acobal le déploiement de ce nouvel ERP. Il est chef de projet pour la société ATM Consulting, spécialiste Dolibarr et qui accompagne ses clients dans l’intégration de solution open source ERP, CRM,GPAO et gestion RH.
C’est une tendance forte du monde de l’entreprise, de nombreuses structures utilisent ou mettent en place des ERP… Pour revenir à la base, qu’est-ce qu’un ERP ?
Un ERP (Entreprise Ressource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) désigne un logiciel de gestion pour les entreprises.
L’ERP est un progiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise en intégrant plusieurs fonctions de gestion pertinentes en fonction de l’activité de l’entreprise : solution de gestion des commandes, solution de gestion des stocks, solution de gestion de la paie et de la comptabilité, solution de gestion e-commerce, solution de gestion de commerce BtoB ou BtoC … dans un système. Autrement dit, l’ERP représente la « colonne vertébrale » d’une entreprise.
Quels sont les avantages du déploiement d’un ERP ?
Les avantages principaux du déploiement d’un ERP sont de centraliser la gestion de l’entreprise, partager les informations et homogénéiser les processus de gestion interne à l’entreprise. Il s’agit vraiment d’un outil au service de l’entreprise pour lui faire gagner du temps dans sa gestion afin de pouvoir concentrer les actions des ressources humaines sur des tâches à fortes valeurs ajoutées. L’intérêt principale pour les dirigeants est de pouvoir piloter informatiquement leur entreprise et analyser la santé, la croissance et l’efficacité des différentes stratégies mises en oeuvre.
Peut-on dire que c’est la première phase de la digitalisation des entreprises ?
La mise en place d’un ERP peut être la première phase de la digitalisation des entreprises. J’entends par là que toutes les sociétés ne sont pas forcément dotées d’un logiciel spécifique pour faire leur facturation par exemple (même si cette tendance est très forte). Cependant, la majorité des entreprises utilisent la suite Office (Excel, Word, etc) et que nous pouvons effectivement considérer ces outils informatiques comme de véritables moyens d’implémenter une logique ERP dans l’entreprise. La digitalisation des entreprises est devenue aujourd’hui une nécessité presque absolue tant l’informatique a pris une place importante dans notre vie quotidienne.
Vous avez des retours concrets de cette solution de la part de vos clients ?
Oui nous en avons et faisons en sorte d’intégrer pleinement ces retours dans notre travail. Sans ceux-ci notre offre ne serait pas pertinente. Pour nous il est vital que l’ERP soit vraiment un outil au service de l’entreprise et non l’inverse, l’outil ne doit pas devenir une contrainte mais rester une force et un atout opérationnel. Concernant notre solution, ce qui plait à nos clients c’est surtout la simplicité et la logique d’utilisation de l’outil : beaucoup nous contactent avec pour mot d’ordre « nous ne pouvons plus fonctionner avec notre usine à gaz actuelle ». Nous mettons donc un point d’honneur à répondre à cette attente fondamentale de nos clients. D’autre part, nous sommes et resterons une entreprise de service. Ce qu’apprécient donc le plus nos clients c’est surtout la façon dont ATM Consulting les accompagne dans le changement ou l’implémentation de la nouvelle solution.
Quelle a été la spécificité de la mise en place de cette solution chez Acobal ?
Pour Acobal, il est important de comprendre que l’approche du changement faite par la direction a été très rationnelle et pertinente : l’objectif étant de remplacer l’existant en procédant par étape tout en intégrant les équipes dans cette conduite du changement. Ceci a donc donné lieu à 2 phases projets étalées sur 1 an : une première implémentation d’une partie CRM (Gestion de la relation client) puis une seconde partie pour implémenter la partie Commande/Facturation Client/Fournisseur.
Sur ces deux premières phases, ce qui fait la spécificité de la mise en place chez Acobal, c’est la volonté de rationaliser des fonctionnements pertinents dans l’outil. L’objectif était de faire en sorte que le changement d’outil apporte une prise de recul et une remise en question des processus internes actuels afin d’être objectivement critique pour repartir sur de meilleures bases opérationnelles.
Une autre tendance, c’est l’expérience client ou utilisateur… Comment expliquez-vous cette recherche permanente d’expérience ?
Cette tendance s’explique par 2 raisons selon moi :
- La construction des logiciels ERP leader du marché : historiquement ces logiciels existent depuis de nombreuses années. Peu d’acteurs étaient présents sur le marché initialement et se sont retrouvés confrontés à une demande telle qu’ils ont dû rapidement faire évoluer leur offre pour répondre aux attentes. Cette évolution rapide s’est, à mes yeux, faite au détriment des utilisateurs finaux car le temps n’a pas été pris à l’époque pour analyser pleinement la pertinence de la solution face aux besoins des utilisateurs finaux.
- Les logiciels sont construits par des personnes qui n’utilisent pas le logiciel tous les jours : c’est un fait, les logiciels sont créés par des développeurs dont le métier est de créer des logiciels. Leur métier n’est donc pas d’utiliser le logiciel à terme, leur connaissance des enjeux liés au fonctionnel est forcément limitée.
L’expérience est devenue fondamentale dans la construction d’un logiciel aujourd’hui. Le panel d’offres est tel que l’utilisateur final choisira la solution qui lui paraîtra la plus adaptée à son besoin. Si le logiciel ne répond pas aux attentes des utilisateurs, sa durée de vie sera forcément limitée.
Que mettez-vous en place au sein de votre solution pour favoriser cette expérience utilisateur ?
Cette expérience utilisateur est le point central de notre méthodologie projet. Nous mettons en place un élément majeur en amont de l’adaptation du logiciel. Nous réalisons des audits chez nos clients pour bien analyser et rationaliser leurs besoins. C’est par ce biais que nous allons vraiment co-construire l’ERP de demain de notre client. Les attentes du client sont explicitées, confrontées aux limites du logiciel et nous réfléchissons ensemble à la meilleure façon d’adapter celui-ci pour répondre à ses attentes.
Un deuxième élément fondamental nous permettant d’intégrer pleinement l’expérience utilisateur au sein de nos projets est notre méthodologie de conduite de projet Agile. Nous incluons nos clients au sein de la phase d’adaptation du logiciel pour recueillir, toutes les 2 semaines, leurs impressions sur le travail que nous réalisons. Ceci nous permet très rapidement d’identifier les points à améliorer et de mettre en place leur traitement dans la continuité. Pour nos clients il s’agit également d’un avantage majeur pour eux. Ils sont vraiment acteurs de la construction de leur futur outil informatique. Il s’assurent au fur et à mesure que celui-ci répondra vraiment à leurs attentes.
Nous souhaitons remercier Geoffrey Girard pour son expertise et le temps qu’il nous a accordé pour répondre à nos questions.
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